外事接待禮儀的重要性，迎來送往,是社會交往接待活動中最基本的形式和重要環節,是表達主人情誼、體現禮貌素養的重要方面，下面讓我們瞭解一下外事接待禮儀的重要性吧。
有約在先
拜訪外國人時，切勿未經約定便不邀而至。儘量避免前往其私人居所進行拜訪。在約定 的具體時間通常應當避開節日、假日、用餐時間、過早或過晚的時間，及其他一切對對方不方便的時間。
守時踐約
這不只是爲了講究個人信用，提高辦事效率，而且也是對交往對象尊重友好的表現。萬一因故不能準時抵達，務必要及時通知對方，必要的話，還可將拜訪另行改期。在這種情況下，一定要記住向對方鄭重其事地道歉。
進行通報
進行拜訪時，倘若抵達約定的地之後，未與拜訪對象直接見面，或是對方沒有派員在此迎候，則在進入對方的辦公室或私人居所的正門之前，有必要先向對方進行一下通報。
登門有禮
切忌不拘小節，失禮失儀。當主人開門迎客時，務必主動向對方問好，互行見面禮節。倘若主人一方不止一人之時，則對對方的問候與行禮，在先後順序上合乎禮儀慣例。標準的作法有二：其一，是先尊後卑。其二，是由近而遠。在此之後，在主人的引導這下，進入指定的房間，切勿擅自闖入，在就座之時，要與主人同時入座。倘若自己到達後，主人這處尚有其他客人在座，應當先問一下主人，自己的到來會不會影響對方。爲了不失禮儀，在拜訪外國友人之前，就隨身攜帶一些備用的物品。主要是紙巾、擦鞋器、襪子與爽口液等，簡稱爲"涉外拜訪四必備"。"入室後的四除去"是指帽子、墨鏡、手套和外套。
適可而止
在拜訪他人時，一定要注意在對方的.辦公室或私人居所裏進行停留的時間長度。從總體上講，應當具有良好的時間觀念。不要因爲自己停留的時間過長，從而打亂對方的既定的其他的日程。在一般情況下，禮節性的拜訪，尤其是初次登門拜訪，應控制在一刻鐘至半小時之內。
最長的拜訪，通常也不宜超過兩個小時。有些重要的拜訪，往往需由賓主雙方提前議定拜訪的時間和長度。在這種情況下，務必要嚴守約定，絕不單方面延長拜訪時間。自己提出告辭時，雖主人表示挽留，仍須執意離去，但要向對方道謝，並請主人留步，不必遠送。在拜訪期間，若遇到其他重要的客來訪，或主人一方表現出厭客之意，應當機立斷，知趣地告退。
舉止有方
在拜訪外國友人時要注意自尊自愛，並且時刻以禮待人。與主人或其家人進行交談時，要慎擇話題。切勿信口河，出言無忌。與異性交談時，要講究分寸。對於主人家裏遇到的其他客人要表示尊重，友好相待。不要在意無意間冷落對方，置之不理。若遇到其他客人較多，既要以禮相待，也要一視同仁。切勿明顯地表現出厚此薄彼，而本末倒置地將主人拋在一旁。在主人家裏，不要隨意脫衣、脫鞋、脫襪，也不要大手大腳，動作囂張而放肆。未經主人允許，不要在主人家中四處亂闖，隨意亂翻、亂動、亂拿主人家中的物品。
（一）握手的時機，何時宜行握手禮？這是一個十分複雜而微妙的問題，它通常取決於交往雙方的關係，現場的氣氛，以及當事人個人的心情等多種因素。不必握手的`場合。
1對方手部負傷；
2對方手部負重；
3對方手中忙於他事，如打電話、用餐、喝飲料、主持會議、與他人交談，等等；
4對方與自己距離較遠；
5對方所處環境不適合握手。
（二）握手時伸手的先後次序，有“尊者決定”原則，在公務場合，握手時伸手的先後次序主要取決於職位、身份。而在社交、休閒場合，它則主要取決於年紀、性別、婚否。握手的標準方式，是行禮時行至距握手對象約1米處，雙腿立正，上身略向前傾，伸出右手，四指併攏，拇指張開與對方相握。握手時應用力適度，上下稍許晃動三四次，隨後鬆開手來，恢復原狀。
握手的禁忌：
1不要用左手與他人握手。
2不要在握手時爭先恐後。
3不要在握手時戴着手套。
4不要在握手時戴着墨鏡。
5不要在握手時將另外一隻手插在衣袋裏。
6不要在握手時另外一隻手依舊拿着東西而不肯放下。
7不要在握手時面無表情，不置一詞。
8不要在握手時長篇大論。
9不要在握手時僅僅握住對方的手指尖。
10不要在握手時只遞給對方一截冷冰冰的手指。
11不要在握手時把對方的手拉過來，推過去。
12不要以骯髒不潔或患有傳染性疾病的手與他人相握。
13不要在與人握手後，立即揩拭自己的手掌。
14不要拒絕與他人握手。
外事交際中的握手禮儀
在外事交際場合中，握手是司空見慣的事情，一般在相互介紹和會面時握手。
1.先打招呼，然後握手。如果是初次見面，一般在介紹自己時主動伸手，例如“I'm Green, nice meeting you.”同時主動伸手與對方握手。
2.握手時伸手的順序也有些講究：主人、年長者、身份高者、婦女先伸手，客人、年輕者、身份低者見面先問候，待對方伸手再握。
3.男子與婦女握手時，往往只握一下婦女的手指部分。
4.多人握手時不要交叉，等別人握手完畢後再伸手，握手前脫帽並摘下手套握手時雙目注視對方，面帶微笑。
5.在一般情況下，握手時間不宜過長，一下即可，不可太用力。關係很熟的話握手時間可以稍微長一些。有時年輕的對年長的、身份低的對身份高的可以稍欠身，用雙手握住對方的手，表示敬重。
慰問禮儀
慰問活動是機關單位組織有關人員進行安撫問候的活動，它是常見的一種公務禮儀形式。一般是對地區遭受災害、個人遭遇不幸或困難進行勸慰，或者是對工作在第一線的羣體付出辛勞進行問候。開展慰問活動，可以履行道義責任，給人以鼓勵、同情、理解和支持，體現扶危幫困的精神。
慰問的類型
1、傷病慰問
在國際交往中，一國元首或政府首腦患病或負傷，其他友好國家領導人通常會發電慰問，並令駐外使節前往探視。對有關領導、單位員工、同事傷病，也應組織慰問活動。
2、災情慰問
對遭受重大自然災害，或發生重大傷亡事故，國家之間通常會發電慰問，或駐當事國使節代表本國政府和人民表示慰問，還視災情和兩國關係捐贈資金和救災物資。地區、單位發生災情或重大事故，通常可以派員前往當地進行慰問活動。有條件的發動民衆捐贈物資，或由地區政府、單位捐贈資金及救災物資。
3、節日慰問
每逢重大傳統節日，通常對堅守前線陣地、工作崗位的人員進行慰問。如“八一”建軍節前後慰問駐地部隊;春節慰問堅守崗位的員工等。
4、犒勞慰問
對參與一些重大建設項目、重大活動的人員，有關領導通常到現場進行慰問，對他們付出的辛勞表示問候。如慰問參加文藝匯演、體育比賽取得優異成績者，建設工作的建設者等。
5、個別慰問
對有關領導、單位員工發生不幸、遭遇困難表示撫慰。如親人患病、去世，家庭發生災難，單位組織適當的慰問活動，表示安撫、同情和給予必要的幫助。
慰問的方式
1、探視慰問
登門探訪慰問對象，或親臨現場進行慰問活動。通過探視、會見、交談和現場察看，對慰問對象進行慰問、安撫和問候。
2、電話慰問
通過電話進行慰問，這是一種快捷、直接的慰問形式。這種方式既可以是異地慰問，也適用於本地慰問。電話慰問應態度誠懇，措辭恰當，語氣得體，儘量簡潔，把慰問的情意表達完了就結束，不要東拉西扯，海闊天空。
3、書面慰問
包括書信、函件、電報和電子郵件等形式的慰問。這種形式一般適用於慰問雙方身處異地、異國。書面慰問應精心起草慰問函件，既要飽含感情，言辭懇切，具體明瞭，又要符合寫作規範。
4、禮品慰問
就是向慰問對象贈送慰問品、慰問金，這是較有效的一種慰問方式。國家、地區間的慰問，通常通過一定的'方式籌集或有專門機構贈送慰問物品和慰問金。慰問個人的物品，應根據慰問原因和對象選擇，儘量做到別出心裁，富有新意。
慰問形式的選擇，有時單用一種方式，有時可以同時使用兩種方式，以強化慰問效果。
慰問的細節規範
1、突出主題
慰問活動的主題就是慰問對象以深切的關懷。不能在慰問的夾帶請示彙報或佈置工作，甚至旁及一些不相干的事情。慰問者應誠心誠意，真心地給予幫助和解決困難。特別是慰問傷病、災害和遭受不幸或打擊的，應儘量使慰問對象寬心，多做排解、開導、勸慰工作。
2、方式恰當
慰問活動採用什麼方式，需要認真考慮和選擇。不同的慰問對象，不同的慰問原因，採用不同的方式。有些慰問只能採用個別慰問，進行單獨交談，沒有他人在場，可以無所顧忌，不必掩飾。有些則必須組織集體慰問，有一定的人數和規模，如慰問災區、工地、工作現場，人數太少會影響效果。
3、因事施禮
慰問原因往往是不同的因由決定不同的慰問形式。應掌握不同情況，區別對待，確定不同的慰問方式和重點。如慰問病人，應鼓勵增強戰勝病魔的信心，祝願早日康復;慰問逝者家屬，應寄託哀思，勸慰節哀順變，多加保重;慰問受災者，應講究效率，及時慰問，同時盡力爲受災者排憂解難，協助受災者重建家園;慰問工作受挫者，應着重於對對方的關心、理解、支持和幫助，以鼓勵振作、吸取教訓爲主。
慰問應注意以下細節：
1.慰問人員應注意儀表儀容、言談舉止。
2.探視慰問應掌握時機，事先聯繫，不要突然到來，讓人毫無準備。對不宜外界打憂的慰問對象，不應前往探視。
3.慰問時應做到入個“避免”：避免犯忌;避免揭短;避免添愁;避免哀憐;避免憶苦;避免假設;避免做假;避免戲說。
步態禮儀
步態是一種微妙的語言，它能反映出一個人的情緒。當心情喜悅時，步態就輕盈、歡快，有跳躍感;當情緒悲哀時，步態就沉重、緩慢，有憂傷感;當躊躇滿志時，步態就堅定快，有自信力;當生氣時，步態就生硬、粗重。人們往往可從步態中覺察出人的心理變化。
步態要求。男性步伐矯健、穩重、剛毅、灑脫，具有陽剛之美，步伐頻率每分鐘約100 步;女性步伐輕盈、柔軟、玲瓏、嫺淑，具有陰柔美，步伐頻率每分鐘約90 步。腳步要乾淨利索，有鮮明的節奏感，不可拖泥帶水，也不可重如馬達聲。步幅(前後腳之間的距離)男性約25 釐米，女性約20 釐米。當然，女性的步幅跟服裝與鞋也有一定關係。
例如女士穿裙裝(西服裙) 、旗袍和高跟鞋時，步幅就宜小些;穿長褲時，爲顯示臀部曲線美，可走出較大而快的步子，流露出瀟灑和輕便的姿態。行走時，切忌搖頭、晃肩、扭臀、八字腳，不能低頭看地，也不能兩腳拖地，不可把手插在衣兜內尤其不要插在褲袋裏，也不要插腰或倒揹着手;走路眼睛平視前方，不要左顧右盼，不要回頭張望，不要老是盯住行人亂打量，更不要一邊走路，一邊指指點點地對別人評頭論足。
幾個人一起走路，應使自己的步伐與他人的步伐協調一致，既不遙遙領先，也不走得過慢。
