在現實社會中，我們可以接觸到制度的地方越來越多，制度是指一定的規格或法令禮俗。那麼相關的制度到底是怎麼制定的呢？以下是小編整理的公司採購流程管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
一、請購極其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門；
請購物品所屬項目
請購的用途
請購的物品名稱、規格、數量
請購物品的樣品、圖紙和技術資料
請購物品的需求時間
請購如有特殊請備註
請購單填寫人
請購部門主管
請購單審覈人
採購副總審覈
財務審覈人
公司總經理
3、請購單及其提報規定
請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審覈審覈批准後報採購部門；
請購部門在提報申請單時應要求採購部接收人簽字並備份；
涉及的請購數量過多時可附件清單的形式進行提交，爲提高效率該清單的電子文檔也需一併提交；
遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認後手續後補
如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明
請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整不清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲值積壓的物資不採購的原則；
通知倉庫管理人員覈查該物資是否有庫存；
對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
對於緊急請購項目應優先處理；
無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。
重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真查看請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；
2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中採購；
3、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
4、比價採購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2.對於合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
五、合同的簽訂及其規定
1、合同正文應包含的要素
（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
（2）採購物品的規格、名稱、數量、單價、總價及合同金額，清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；
（3）付款方式
（4）工期
（5）質量保證期
（6）其他約定
2、合同簽訂及其規定
（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；
3、合同執行
（1）已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及相關領導；
（2）已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保證質量，按時履約；
（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同；
六：報驗與入庫
1、供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時通知質檢部門進行驗收；
2、標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。
一 總則
爲加強 採購 工作的管理，提高 採購工作的效率，制定本制度。所有的 採購 人員及相關人員均應以本制度爲依據開展工作。
二 採購 部人員職責及管理制度
1. 熱愛本職工作，勤於學習新技術，瞭解新產品，注意市場信息的積累。
2. 廉潔奉公，不徇私舞弊，不違法亂紀，勤儉節約，講究職業道德。
3. 負責公司生產所需材料的 採購 工作。
4. 負責供應商的開發、管理及維護工作。
5. 堅決執行各項 採購 工作制度及公司各項規章制度。
6. 大項材料必須做招標工作，其他材料詢價必須三家供應商以上參與。
7. 積極瞭解材料的短缺、發貨、驗收等實際情況，早知道，早處理。
8. 及時協助財務部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進行付款。
9. 做到每週一小結，每月一總結，每年一審覈。
10. 完成領導交辦的其他工作。
三 採購 工作流程
採購部作爲一個職能部門，在項目的具體實施中擔負了不可推卸的重要責任， 採購工作的好壞，直接影響了工程的質量、工期、成本。建立高效、實用、完善的採購 工作流程 是提高 採購效率，較低成本最有效的方法。在項目實施的過程中， 採購 部需要生產、財務、質檢等各個部門的大力支持才能順利的完成 採購工作，每個部門之間的聯繫需要一個標準來規劃，來提升工作效率，減少工作失誤，爲項目的順利實施做出各自的貢獻。
1. 在項目的初始運作階段， 採購部根據項目部、投標部的具體要求，配合進行投標的材料報價，以更好的達到在以後的生產中控制成本的目的，更要避免發生投標價低於實際採購價的情況出現。
2. 項目正式運作後， 採購 部應該在第一時間開始進行所需材料的採購準備工作。生產計劃部門依據工程合同和對比庫存後的實際需求，對 採購 部下達《材料申購單》(附表 1 )此單由申請人填寫，生產或者項目負責人簽字後生效，一試三份，一份申請人留存，一份發往 採購部，一份發往工廠或者生產基地。
3. 採購部接到《材料申購單》後，根據所需材料的規格，質量要求，數量，生產地址等實際情況，向公司已經確定的合格供應商中的 3 家— 5 家發出《材料詢價單》(附表 2 )。供應商根據要求確認價格後對我司的《材料詢價單》簽字，蓋公章後回傳，簽字蓋章的《材料詢價單》會做爲以後向供應商付款的依據之一，需妥善保存。採購部根據幾家供應商的對比研究後確定其中的一家或者幾家進行供貨。向其發出《材料訂購單》(附表 3 )，同時向收貨的工廠或者生產基地發送傳真件通知其準備收貨。
4. 供應商根據《材料訂購單》安排生產運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同爲準。隨貨攜帶各種合格證和材質證明書。
5. 工廠和生產基地在所需材料到場後，應由專人負責材料的質量、數量檢查，檢查中必須將供應商的送貨單與我司的《材料申購單》和《材料訂購單》相對照，質量和數量都準確無誤後才能進行收貨，然後填寫《材料到貨單》(附表 4 )，相關責任人簽字後回傳 採購 部。
6. 工廠或者生產基地完成生產任務後，及時通知採購 部，由 採購部根據貨物情況和送貨地址等安排物流公司進行運輸。建議物流公司相對固定，便於統一定價，統一結算，節約運輸成本。
7. 項目完成後， 採購 部根據與供應商簽訂的合同條款安排付款。付款時，採購部填寫統一的《付款申請單》或者《支票領用單》，同時向財務部遞交此批次材料的《材料訂購單》和《到貨確認單》，如有需要， 採購部有義務向財務部提供《材料訂購單》以及各家供應商簽字蓋章的《材料詢價單》。由財務部根據實際情況安排付款額度。
8. 供應商應於付款前開具出相符的增值稅發票或者普通發票，財務部在收到發票後即向供應商付款。
四 採購 部發展規劃
原材料 採購在任何一個公司都是決定生產、銷售的關鍵環節，早在幾年前，資深的管理專家就提出了：採購 成本降低 5% 企業利潤提升 10% 的戰略觀點。但是時至今日，又有多少個公司能真正的做到這點呢?
降低 採購成本不是一個短期的目標，也不是短期內就可以達成的目標，而是一個公司必須要規劃、重視的長遠發展策略，是需要長期的工作經驗的積累和公司整體的採購流程， 採購 制度的規範化來支撐的。需要公司的各個部門精誠合作，來完成這一共同目標。
我們 採購部的初步計劃如下，其中的時間和工作目標根據實際情況會作出相應調整，但是保證前進的大方向永遠不變
(一)在 3 個月內完成 採購 體系的建立，包括 採購制度， 工作流程 ，供應商管理等制度。進行供應商資格的初步審覈，每種材料確定出 5 — 10 家候選供應商。開始逐步實施 採購 工作流程 。
(二)在 6 個月內完善 採購體系，修正具體工作中出現的問題。進一步完善供應商系統的開發和維護。讓 採購 工作流程走入正軌，高效，準確的運行。
(三)在 1 年內建立高效的 採購團隊，杜絕缺貨、少貨、次品、殘品、送貨不及時、報驗不及時等工作失誤，不出現一起由於 採購 工作失誤造成的公司損失，建立完善的採購管理體系，能初步感受到 採購 工作流程 高效、準確帶來的便利，能看到 採購 成本降低帶來的實際效果。
(四)在 2 年內建立起相對固定的 採購團隊和供應商隊伍。能切實看到由於 採購 成本降低而帶來的公司利潤上漲。
(五)大膽設想： 5 — 10 年後，公司以自主設計，自主研發牽頭，以符合科技進步的產品、技術爲主打，以完善的組織結構，人員搭配爲根基，以高效、先進的管理體系爲依託，建立一個集研發、設計、生產、安裝、調試、售後服務爲主線，涉及鋼結構工程設計、施工，通信工程設計、施工，物流，工業品貿易等跨行業的集團公司。爭取到時候每個省份和各大城市都能有我們公司的供應商，爲公司的發展提供最大限度地支持。
目前起草的《 採購 部管理制度和 工作流程 》與《供應商管理辦法》只是依據原來在工程項目公司及生產廠家的 採購 工作中所積累的經驗做的一個現行的暫時性的文件。還需要在試行的過程中不斷的發現問題，修改失誤，爭取在幾個月內修改出一套完整的，適合公司具體情況的 採購 系統體系。希望公司領導，各個部門同事在具體實施中，多提寶貴意見，指出我們工作中的不足，促進我們 採購 部工作的進步，真正達到降低 採購 成本，推動公司發展的目標
爲了提高公司採購效率、明確崗位職責、有效降低採購成本，滿足公司對優質資源的需求，進一步規範物資採購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。
一、請購及其規定
1、請購的定義
請購是指某人或者某部門根據生產需要確定一種或幾種物料，並按照規定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。
2、請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
⑴請購的部門；
⑵請購物品所屬項目；
⑶請購的用途；
⑷請購的'物品名；
⑸請購的物品數量；
⑹請購的物品規格；
⑺請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；
⑻請購的物品的要求時間；
⑼請購如有特殊需要請備註；
⑽請購單填寫人；
⑾請購部門主管；
⑿請購單審覈人；
⒀採購副總審覈；
⒁財務審覈人；
⒂公司總經理。
3、請購單及其提報規定
⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審覈批准後報採購部門；
⑵固定資產申購按照附表一（固定資產購置申請表）的格式進行填寫提報；
⑶其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資採購申請表）的格式填寫提報；
⑷日常零星採購按照公司印製的按照附表三（物資採購審批單）的格式填寫提報；⑸請購部門在提報請購單是應要求採購部簽字接收人請購部門備份；
⑹涉及到請購數量過多時可以附件清單的形式進行提交，爲提高效率該清單的單子文檔也需一併提交；
⑺遇公司生產、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，徵得同意後提報採購部門，簽字確認手續後補。
⑻如果是單一來源採購或指定採購廠家及品牌的產品，請購部門必須作出書面說明。
⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字後報採購部。
4、公司物資請購單的提報部門
⑴公司經營生產的物資、勞務、固定資產、工程及其他項目由生產部門提報；
⑵公司生活及辦公的物資、固定資產、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；
⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。
二、請購單的接收及分發規定
1、請購的接收要點
⑴採購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經過公司領導審批；
⑵接收請購單時應遵循無計劃不採購，名稱規格等不完整清晰不採購，圖紙及技術資料不全不採購，庫存已超儲積壓的物資不採購的原則；
⑶通知倉庫管理人員覈查請購物資是否有庫存；
⑷對於不符合規定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。
2、請購單的分發規定
⑴對於請購單採購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；
⑵對於緊急請購項目應優先處理；
⑶無法於請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；
⑷重要的項目採購前應徵求公司相關領導的建議。
3、採購週期的規定
⑴單次採購金額預算在1萬元以下的零星採購項目或預算在1萬元以下可市區採購的物資及產品的採購週期不應超過5天；
⑵單次採購金額預算在1萬元以上的項目比價採購，採購週期不應超過15天；
⑶請購部門應按照以上規定的時間提前提報請購單採購部如未能按時完成採購任時應向領導說明原因；
⑷遇到緊急採購應彙報公司領導採取快速優先採購的策略。
三、詢價及其規定
1、詢價前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱，瞭解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；
2、屬於相同類型或屬性近似的產品應整理、歸類集中打包採購；
3、對於緊急請購項目應優先處理；
4、所有采購項目上必須向生產廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價；
5、對於請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦採購替代品；
6、詢價時對於相同規格和技術要求應對不同品牌進行詢價；
7、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。
四、比價、議價
1、對廠商的供應能力，交貨時間及產品或服務質量進行確認；
2、對於合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；
3、收到供應單位第一次報價後應向公司領導彙報情況，設定議價目標或理想中標價格。
4、重要項目應通過一定的方法對於目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察瞭解供應商的各方面的實力等；
5、參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。
五、比價、議價結果彙總
1、比價、議價彙總前應彙報公司相關領導，徵得同意後方可彙總；
2、比價、議價結果彙總應按照附表六（比價/招標彙總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審覈；
3、如比價、議價結果未通過公司領導審覈應進行修改或重新處理。
六、合同的簽訂及其規定
1、合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關係的協議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關係的協議。
（一）合同正文應包含的要素
(1)合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；
(2)採購物品/項目的名稱、規格、數量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分；
(3)包裝要求；
(4)合同總額應含稅，特殊情況應註明；
(5)付款方式；
(6)工期；
(7)質量保證期；
(8)質量要求及規範；
(9)違約責任和解決糾紛的辦法；
(10)雙方的公司信息；
(11)其他約定。
（二）合同簽訂及其規定
(1)如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；
(2)擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；
(3)爲防止合同工程量追加或追加無依據，打包採購時要求供貨方提供分項報價清單；
(4)遇貨物訂購數量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協助清點；
(5)質保期一定要明確從什麼時候開始並應儘量要求廠商延長產品保質期；
(6)詳細約定發票的提供時間及要求；
(7)與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；
(8)違約責任一定要詳細、具體；
(9)比價彙總表巡簽完畢後方可進行合同的簽訂工作；
(10)合同簽訂應按照附表七（合同審查批准單）的格式對合同初稿進行巡籤審查；
(11)合同巡籤審查通過後應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；
(12)簽訂的所有合同應及時報送財務部門。
七、付款及合同執行
1、付款規定
⑴按照進度付款的採購項目必須確保質檢合格方可付款；
⑵按照貴公司規定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單），該審批單巡籤我那比後提交財務部付款；
⑶財務部門在接到付款審批單後應在3天內付款，以免影響合同的執行和供貨週期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知採購部並彙報公司領導。
2、合同執行
⑴已簽訂合同由採購部項目負責人負責跟進，由採購部負責人進行監督，如出現問題，採購部應及時提出建議或補救措施，並及時通知請購部門及公司領導；
⑵已簽訂的合同在執行期間，應及時掌握合作單位對於合同義務和責任的履行情況，跟蹤並督促其保質保量，按時履約；
⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執行合同，遇未盡事宜應及時協商並簽訂補充合同。
八、報驗與入庫
1、報驗
⑴供應單位已經履行完畢的合同，採購部應及時的通知質檢部門進行驗收；
⑵對於不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規定執行；
⑶達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；
⑷質檢部門在接到採購部報驗通知後應及時報驗，並出具報驗結果證明書，對於質檢不及時延誤生產部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；
⑸用於公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢範圍之內。
2、入庫
⑴公司所有的生產材料、設備及外協加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；
⑵合同標的物在運達公司後採購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；
⑶質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單後應將其作爲暫存物資接受；
⑷質檢部門已經驗收的產品倉庫應及時的入庫，並及時出具入庫清單；
⑸質檢合格後的固定資產及服務按照公司財務規定入庫。
