如何制定一個高效的計劃,幾乎每個職場人都很清楚,制定一個高效的計劃可以讓我們的工作或學習事半功倍,那麼大家知道如何制定一個高效的計劃嗎,下面就來看一看應該如何制定一個高效的計劃吧!
步驟一:設立明確目標
制定目標所應用的SMART法則,幾乎每個職場人都很清楚。這裏要關注的幾個要點是:目標是不是上級具體要求最終完成的;上級是否明確你的工作目標和部門的工作結果之間的關係;目標是否能夠準確無誤的進行分解,並具有衡量的標準;完成工作的“DeadLine”是什麼…等等。一個清晰而又準確的目標,是實現工作結果的最大前提。
步驟二:清晰事項排序
每一個工作目標,都對應着具體的工作事項或任務。而除了工作的主要目標外,為了實現這個目標,還會有若干個細枝末節的事情需要完成。為此,我們就要對這些事項進行適當的排序,以促使工作事項或任務能夠順利完成,提升工作效率。按照“要事第一法則”,可以分出“立刻去做”、“定出時間開始做”、“閒暇時間順便做”以及“讓別人幫忙做”四個維度。
步驟三:確定行動方案
行動方案要更加詳細,可以稱之為實現目標的“説明書”。按照“5W2H”標準進行要素的梳理,對每個事項擬定具體、清晰的行動方案。需要明確的要素有:為什麼做這件事,目的意義;做什麼事,列清單;找誰做,聯繫誰;在什麼地方做;什麼時間完成;怎樣做,具體的行動;需要消耗的資源、能力支撐等。
步驟四:保證計劃執行
要保證計劃得到有效實施,向着既定的工作結果進行,就必須掌握科學的工作方法。計劃制定的只是第一步,計劃制定後就要開始執行。同時需要進行檢查或評估,以確定執行情況與目標之間的差距。執行中發現偏離計劃或發現計劃考慮不周全時,要及時補充調整,以確保計劃完成。這個循環往復的過程,就是“PDCA”循環法。
計劃制定後的行動,要注意3點:不要把困難的事情往後拖,逃避不能解決問題;不要把不喜歡的事情往後拖,工作跟個人喜好無關;不要把喜歡的事情做過頭,要控制好“度”。
如何制定一個高效的計劃2提示一:計劃管理中容易出現的漏洞
1、有要求,無承諾。
如果只講要求,下面也沒有辦法去幹,當你在提出要求的時候,一定要把承諾也給出去,但有了承諾的時候就必須要有要求。
我發現大家做管理者久了之後,很容易體諒下屬,不再要求。或者即便有要求也沒有那麼明確,都是建議供參考,呈現出一團和氣、互相尊重的氣象。其實,這個“尊重”是打上雙引號的,因為它體現的是尊重頭銜、尊重職位,並沒有體現出尊重真正的價值貢獻、尊重能力。
如果只是尊重權利,那麼這種“尊重”我建議拿掉。我們對於頭銜、職位、權利的認識一定要是對責任的認識。就像我一樣,看似頂着一個蠻大的頭銜,但我只是感覺到沉甸甸的責任而沒有其他的想法。我希望大家一定要有要求。
2、有目標,無衡量。
和第一種錯誤相關聯,在日常工作中只把目標設立了,做到哪兒就算哪兒,而且對於虧損,對於目標沒有達成,甚至可能到了熟視無睹的狀態,到了見怪不怪的狀態。一年過去小半了,離設定的目標有很大的距離,但是大家一點也不緊張,虧損數字擺在上面也覺得很正常,這樣的習慣一定要調整的。必須明確告訴大家,設定目標,就一定會設定檢驗目標的衡量標準。
3、有衡量,無量化。
或者在計劃管理中表達得非常含糊,都是“儘量完成”、“正常推進”、“更好的提升”、“努力的打造”、“儘可能的改進”等此類表達方式,都沒有動作的表達。或者在計劃中看不到重點,不知道每個月的重點是什麼?如果沒有重點,就不可能真正的把資源安排好。因為資源一定是不夠的,資源一定要去到重點的地方,才可以產生效力。因此需要把衡量目標的標準量化,才可以安排資源的匹配。
4、有計劃,無措施。
必須明確要求,大家無論在做任何報告,一定是要有目標、有時間進度、有檢驗的標準、有結果、有責任人,這就是計劃管理的.習慣。比如行情不提供機會的時候,我們就不討論行情,只需要討論能找到的機會,獲得機會的原因分析不到的話,就很難調整到位。
5、有過去,沒未來,有數據,沒行動。
我們經常看到月度的經營分析會議,大家的重心都在總結上,沒有在下個月的計劃中,我們花費絕大部分時間在做上個月的總結,卻極少拿出時間來做下個月的行動安排,如果長久下去,我們就只有過去,沒有未來啦,想想都是一個可怕的事情。當你總結出當下的數據與年度計劃的差異非常大,就要感到壓力,立即行動。但現實中常常是隻有數據,沒有關於數據差異存在的原因,以及改進的計劃在哪裏、怎麼把差異搶回來等。沒有行動安排,總結就毫無意義。
6、有繼續,沒安排。
前期經營遺留下來的差異,被保留了下來,但是在目標加大之後,一些特殊措施的安排,這是需要大家特別關注的。對此我向大家建議,一定要加強計劃管理的能力,這是最基本的管理職能,不會運用這個職能在日常工作中,就意味着你不會做管理。
以上這些錯誤,如果糾正過來,就可以讓計劃管理落實到日常工作中,為目標配上衡量的標準、量化標準、行動及措施。
提示二:“改變”是唯一的出路
讓計劃管理落實到日常工作中,讓年度的目標可以努力去達成,需要我們做出四個根本性的改變和工作習慣的改變。
1、四個根本改變
第一個根本性改變
如何讓自己的工作為公司經營目標服務。就像我現在問我自己和我正在做的工作一樣,從我的角度來看,就是要努力的幫助大家學會經營,懂得方法,持續進步,快速行動。我的目標就是幫助大家為公司經營目標服務,管理者所做的所有努力一定是要跟經營目標結合,就是用經營目標來衡量所做的事情是不是需要。
第二個根本性改變
如何讓自己的工作能夠改進之前所存在的重大問題。經營的突破和經營的質量這兩個問題就是當前我們面對的重大問題,就是因為在這兩個重大的問題中,我們存在重大的偏差,因此,我們需要反覆強調成本的突破,銷售的突破,利潤的突破,這些都是重大問題,這些重大問題如果可以解決的話,管理崗位貢獻就被體現出來。
第三個根本性改變
如何讓自己的工作體現所擔負崗位的核心價值。我們所在的崗位,每個人的價值會有所不同,但一定會有兩個核心價值要明確:一是我們都是管理者,所以我們對激活人的價值必須表現出來;二是我們是公司績效的承擔者,所以必須讓績效的價值要呈現出來。每個崗位所擔負的這個核心價值必須明確下來。
第四個根本性改變
如何創新成長。今天遇到的挑戰已經不是簡單的挑戰,它有複雜性,有行情的複雜性,市場的複雜性,對手的複雜性,公司龐大體系的複雜性,還有個人認知的複雜性,所以需要大家有能力去創新。
2、工作習慣的改變
(1)關注改變——行業、市場、機會。每個時刻都要不斷關注,有時機會就是你能夠比別人快半步,你怎麼去搶這半拍?用什麼行動去搶?
(2)觀念創新——思維方式轉變,簡單高效。如果你還是在用慣性,可能始終也想不出來新的東西。所謂簡單高效,就是避免把事情做的很複雜。
(3)工作方式轉變——計劃性增強,條理清晰。之所以補課計劃管理,即在於此。
(4)追求結果——讓數據説話,承諾與信用。追求結果,要有較強的現實感,要腳踏實地。如果真的能接受現實,願意去挑戰它,我相信一定會成功。
(5)現實性——具有挑戰性和成功的可能性。
(6)責任感——責任明確,無可推卸。
(7)時間性——時間具體,操作性強,追溯性強。一定要有很強的時間概念,如果願意在時間上花功夫的話,就會看到很好的效果。
這些工作習慣的改變的總體要求是:要更多的貼近市場,我們的市場在目標客户、在合作伙伴、在終端消費者那裏;要更多的創新,創新體現在專業化、整合服務和資源管理上,想盡一切辦法在這三個方面去創新;要更多的協同,把團隊精神、協同作業、共同推進、資源共享這些做到位,不能只是停留在報告裏,要在日常工作當中有協同的習慣。這是工作習慣的改變,也是我認為文化最重要的部分。文化就是工作習慣,把習慣改過來就是文化。工作習慣的改變,就是願意變化,對變化的關注、思維改變、工作方式改變、尋求績效、追求結果、面對現實、增強責任感、有時間性。
提示三:掌握計劃管理OGMS—T工具屬性
計劃管理作為日常運營中一種工具(簡稱為OGMS—T),有着基本的要求和方法,如果認真依照去做,就會看到效果。闡述如下:
1、目的(Objectives)理解的能力。
要有對目的理解的能力,如果我們目的就是成為世界級農牧企業,那麼就意味着:要擁有全球市場,整合全球資源,建設世界級品牌,成為全球產業領袖。我們就一定要加大海外的擴張與成長,努力的加大整合全球資源,無論是採購、原材料技術和資金,運營效率都比別人高,讓我們真正具有品牌溢價和增值的部分,真正的成為行業的領袖。
我們的目的還有企業宗旨,如“為耕者謀利,為食者造福”。這句話怎麼來理解呢?這意味着,在講一體化中一定要先分析消費者得到了什麼,相關的合作者得到了什麼,最後才是我們得到了什麼。這才是真正的為耕者謀利。同時還要想,是不是幫助員工成長,讓隊伍感覺到激情和美好。食品安全,在購買的支付能力上,在生活可靠性上,我們做了多少努力?我們經營計劃一定是要對這兩句話負責,要把所有的計劃行動與其掛鈎。
2、目標(Goals)設立和展開的能力。
我們的使命、願景與理念,必須化解為目標,要保證目標是可以衡量的,可以被檢驗的,同時可以用信息和圖表去表達的,而且是一直被跟蹤的,這就是目標的部分。
3、策略(Strategies)制定的能力。
從目的變成目標之後,就要有策略,它是達成目標最重要的選擇。它基本落在兩個地方,一是業務策略,二是組織策略。策略需要回答,業務如何去做,組織上如何安排資源。所以對策略要有非常明確的判斷,其中最重要的就是你的關鍵成功要素,把這個關鍵點找到,策略就會明確。我希望策略不要太多,然後把資源配置在策略上,資源不足就去尋找資源。
4、衡量標準(Measures)的設立能力。
有了策略就必須要有量化和檢驗的標準,就好比説我們是好人,這是策略,那麼就要有檢驗標準,比如每天做一件好事就是標準。類似於所説的考核。企業關心什麼,就衡量什麼;只有衡量你想得到的,你才有可能得到;沒有衡量就沒有管理。
5、行動方案(Tactics)的設計能力。
接下來要有行動,如果沒有行動就沒有辦法真正實現目標。所以要有能力去設計行動,包括具體的活動,完成這個活動所具有的競爭優勢,負責人,用什麼時間去完成,每個月安排檢查等。