隨着社會不斷地進步，制度起到的作用越來越大，制度對社會經濟、科學技術、文化教育事業的發展，對社會公共秩序的維護，有着十分重要的作用。制度到底怎麼擬定才合適呢？下面是小編幫大家整理的公司辦公設備管理制度，歡迎閱讀與收藏。
第一條因工作需要，各單位可申請領用集團標配的辦公機器及辦公設備。爲了保證辦公設備的正常運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
第二條辦公設備申領流程
一、新員工經入職培訓後，憑單位人事部門簽發的《人員錄用審批表》（見“集團人事招聘制度”），到單位辦公室申領相應的辦公設備。
二、單位辦公室信息技術員負責檢查辦公設備庫存，充足可直接發放；如不足，設備管理員則做好登記，對外進行採購。
三、設備到庫後，單位辦公室的信息技術人員應認真驗收設備後，登記《辦公設備初始表》（附表1）、《辦公設備狀態變更表》（附表2）、《辦公設備狀態表》（附表3）。
四、設備發放時，信息技術員與或領用人共同檢查設備狀態是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》（附表4），以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。
第三條辦理設備歸還流程
一、離崗員工持單位人事部門簽發的《員工離崗/職通知函》到單位辦公室辦理辦公設備歸還手續。信息技術員覈對《辦公設備狀態表》，查找離崗人員的全部領用情況，收回設備。
二、領用人和信息技術員在共同檢查所歸還設備，在無損壞、無缺少配件、無欠費情況下，領用人需在《辦公設備歸還單》上簽字確認。如有損壞、缺少配件、欠費的，應按價格賠償、支付所缺的配件價格（配件價格由供應商提供）、還清欠費後，設備管理員纔可簽字確認，並經由單位辦公室負責人蓋章審覈後，方可繼續辦理離崗手續。
三、領用人和信息技術員當場將電子設備做返廠設置，如返廠設置失敗，信息技術員不得在《離崗通知函》上簽字。
四、辦公設備歸還人、信息技術員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。
第四條辦公設備採購流程
一、各單位辦公室負責設備的採購、登記、發放與運維工作。各單位根據自身需要向集團指定供應商處進行採購。
二、設備發放時，信息技術員與領用人共同檢查設備狀態是否完好與配件是否齊全。若無異常，領用人需填寫《辦公設備領用單》，以明確保管責任。設備管理員需填寫《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》。
第五條機器設備管理流程
一、辦公設備臺賬與盤點
1、《辦公設備初始表》：當設備購入並出庫後，管理責任即移交至使用單位，就開始登記此表。表格反映了固定資產在最初移交到信息中心時的狀態，表格中的數據一旦生成則不允許修改。
2、《辦公設備狀態變更表》：記錄每一次固定資產相關狀態屬性變化情況，是記錄設備資產變化的流水賬，從而觸發《辦公設備狀態表》的修改。由各單位辦公室的信息技術員填寫。
3、《辦公設備狀態表》：表格反映了固定資產的最新狀態，表格中的數據不得隨意修改，修改的唯一依據是《辦公設備狀態變更表》。由各單位的信息技術員填寫。
4、《辦公設備領用表》：表格記錄了各經營性單位領用辦公設備的實際情況。由各單位信息技術員填寫。
5、《辦公設備初始表》、《辦公設備狀態變更表》、《辦公設備狀態表》、《辦公設備領用表》的原件各單位進行存檔。
二、盤點
1、根據各單位的發放及統計臺賬，各單位辦公室應當於每季度末對辦公設備進行局部盤點，集團行政管理中心每年年終對各單位辦公設備進行全局盤點。
2、盤點內容：覈對機器設備使用情況是否正常，是否有損壞或缺配件，及所使用的設備跟領用時是否一致，是否有丟失。
3、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
4、信息技術員根據盤點情況，對於毀損、丟失、及配少配件情況，向上級部門彙報，經集團行政管理中心最終確認，再交由單位財務部門劃價。
(一)電腦
1.行政部根據公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統;
2.根據保密原則需要,由行政部對行政、業務文件目錄設定統一管理的電腦密碼;
3.員工在所屬部門目錄下設立個人子目錄
4.員工不得私設電腦密碼
(二)傳真機、複印機:
1.由公司行政部統一管理與使用
2.建立嚴格的使用登記制度
3.未經許可,個人不得自行操作使用
(三)可運用狀態維護
行政部負責電腦、傳真機/複印機的檢查、保養和維修,保證設備的可運用狀態。
第一章 總則
第一條 爲了提高辦公設備的使用效率,保持其設備性能,有效節約費用開支,根據公司實際情況制定本辦法。
第二條 本辦法所指辦公設備包括爲完成工作而購買的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動硬盤、u盤、手機等。
第二章 辦公設備的配備及管理
第三條 因工作需要，確需購買的辦公設備由當事人所在部門提出申請，報單位領導審批後再購買,所購辦公設備要經公司機關有關部門備案。(配備人員見附表1)
第四條 新購辦公設備採取公司與個人按照一定出資比例購買，在規定使用年限後歸個人所有。在規定使用年限期間，一般情況是公司所有，個人使用。（見附表1）
第五條 原購辦公設備由所在單位登記後統一在公司綜合工作部備案,原則上在規定使用年限內不再重複購買，達到規定使用年限後，由綜合工作部會同相關部門對其評估後折價處理，原使用人有優先購買權。
第六條 在規定使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、滅失、被盜等，所造成的經濟損失由個人負責。
第七條 在辦公設備規定使用年限期間，配備人員因工作需要發生調動的，公司範圍內調動辦公設備採取“機隨人走”，公司範圍外調動辦公設備上交公司，由公司返還其剩餘年份的出資額。所交辦公設備由綜合工作部會同相關部門對其評估後折價處理，原使用人有優先購買權。
第八條 在規定使用年限期間，辦公設備的維修與保養由使用人負責，所發生的費用按照年限費用遞增辦法包乾使用,據實列銷（見附表2）
第九條 辦公設備購買費用按照崗位不同採取不同的出資比例。
1、公司經理、書記的辦公設備購買費用據實報銷。
2、公司副職領導的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低50%。
3、公司部門負責人、項目領導班子成員的辦公設備購買費用在基礎出資比例上個人降低25%。
4、其他崗位人員的辦公設備購買費用按照基礎出資比例。
第三章 附則
第十條 辦公設備由公司財務部設立專門帳戶,發生的費用一律按使用年限及出資比例辦理報銷。
第十一條 本辦法自下發之日起執行，由公司綜合工作部負責解釋。
第一章總則
一、目的。爲了保證公司辦公設備正常的運轉，提高辦公設備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。
二、適用範圍。本制度所指辦公設備主要包括臺式電腦、打印機、複印機、電話、傳真機、投影儀、筆記本電腦、對講機等。
三、相關部門職責。
1、人力資源及行政管理部，主要負責辦公設備的採購申請受理、採購、保管、配發、維修保養、設備調換等事宜。
2、在總經理批准的情況下，一些部門也可自行購買設備。如安全護衛部可自行購買對講機。
3、設備使用部門，主要負責辦公設備的申購、使用、保管、維修保養等事宜。
第二章辦公設備日常管理
一、辦公設備的申請和購買。
1、工作人員根據需要提出辦公設備的購買申請，並填寫《辦公設備需求單》，報部門負責人、人力資源及行政管理部負責人和總經理批准；購買設備金額大於20xx元的需董事會批准。
2、經公司領導及董事會審批後由人力資源及行政管理部專人購買。
二、辦公設備的領用。
1、設備需求部門根據審批的《辦公設備需求單》到庫房（人力資源及行政管理部負責）領取。
2、對部門領取的設備進行編號，以便盤點。
三、辦公設備的使用和保養。
1、使用設備前應詳細閱讀操作手冊，嚴格按照操作規範操作使用，各部門主管負責監督檢查。
2、公司各類設備的保養和維修。由各部門參照規範，正確使用，注重平時保養。
3、人力資源及行政管理部對辦公設備運行、保養情況進行監督檢查，對設備的維修，更換零件要進行登記備案。
四、辦公設備維修管理
1、設備發生故障無法使用時，設備使用人應報人力資源及行政管理部網管員處理；網管員無法處理的，可報院技術支持部；都無法解決的由人力資源及行政管理部聯繫供應商統一報修。
2、在保修期內的設備，人力資源及行政管理部應聯繫供應商進行維修；保修期外的設備，按照最經濟可行的報修方案進行維修，包括委託維修商來完成任務，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設備維修單中的“維修記錄”。
五、建立維修檔案
1、所有設備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統一管理，主要包括設備名稱、維修日期、故障現象、故障原因、維修內容、維修費用、維修單位等。
2、人力資源及行政管理部應定期統計、彙總維修情況，針對各類故障產生的原因提出預防與克服的措施，通知使用部門加以防範。
六、辦公設備使用監督
1、人力資源及行政管理部負責對辦公設備的使用進行不定期的檢查。
2、人力資源及行政管理部對違規使用辦公設備人員有提請處罰的.權力。
七、辦公設備的盤點及賠償
1、人力資源及行政管理部負責對公司所有辦公設備進行分類，並建立辦公設備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。
2、在規定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、丟失、被盜等，所造成的經濟損失由個人承擔。
八、辦公設備的報廢處理
1、報廢審覈。對於各部門提交的報廢物品清單，要認真審覈，確認不能再次利用後，經人力資源及行政管理部、總經理簽字後方可作報廢處理。
2、對決定報廢的辦公設備，人力資源及行政管理部應做好登記，在報廢處理冊上寫清用品名稱、價格、數量、及報廢處理的其他有關事項。
3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。
第三章辦公設備分類管理
一、電腦的使用管理
（一）專人收管
1、每臺電腦指定專人上機，負責日常操作，其他人員不得隨意使用。
2、電腦使用人員設密碼管理，密碼屬公司機密，未經批准不得向任何人泄露。
（二）電腦的操作規定
1、嚴禁在電腦上從事與本職工作無關的事項，嚴禁使用電腦玩遊戲。
2、不得使用未經病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。
3、嚴禁私自拷貝、泄露涉及公司有關機密的文件資料。
（三）病毒防護
1、對於聯網的計算機，任何人在未經批准的情況下，不得從網絡複製軟件或文檔。
2、對於計算機軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門自主決定。
3、任何微機不得安裝遊戲軟件。
4、軟件使用前要確保無病毒。
（四）硬件保護
1、未經人力資源及行政管理部批准，任何人不得拆卸所使用的電腦設備。
2、拆卸電腦設備時，必須採取防靜電措施。
3、硬件維護後，必須將所有設備復原。
4、各部門負責人必須認真落實本部門電腦以及配套設備的使用和保養責任。
5、各部門負責人必須採取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設備始終處於整潔和良好的狀態。
6、對於關鍵的電腦設備應配備必要的斷電、繼電設施以保護電源。
（五）電腦的保養
1、保持電腦的清潔，嚴禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應退出系統並關閉電源。
2、定期對電腦內的資料進行整理，做好備份並刪除不需要的文件，保證電腦運行的速度和存儲。
二、電話的使用管理
1、電話由人力資源及行政管理部統一負責管理，各部門主管負責監督並控制使用。
2、每次通話應簡潔扼要，以免耗時佔線、浪費資金。
3、禁止撥打私人電話。
4、電話出現故障的可報工程維保部進行維修。
三、打印機、複印機的管理
1、爲確保複印機的安全運轉，每天開機的時間不宜過長。
2、打印或者複印完成後，必須及時取走文件，防止失密。
3、禁止打印或複印私人資料。
四、傳真機使用管理
1、傳真機放置於人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。
2、不得使用傳真傳送個人資料，機密文件需經領導批准。
3、每天下班後，傳真設置成自動接收，防止遺漏重要文件。
五、投影儀使用管理
1、投影儀安置於公司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負責人申請。
2、投影儀用於公司、部門會議以及培訓。
六、筆記本電腦
1、筆記本電腦放置於人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。
2、筆記本電腦用於公司、部門會議以及培訓。
3、因工作需要，以個人名義借用筆記本電腦的需填寫《筆記本電腦借用單》。
七、對講機的使用管理
1、對講機主要用於安全護衛部。
2、在上班期間，不得用對講機聊天。
3、對講機專人專用，不得借給無關人員使用。
八、其他辦公設備的使用管理
1、專管專用，公司所有辦公設備都要指定專人管理，其他人員使用必須經設備負責人同意。
2、辦公設備要定期進行養護，以免老化影響使用。
3、辦公設備的使用人員要保證設備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責任。
第四章總則
一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權歸辦公室所有。
二、本制度自下發之日起執行。
物業公司辦公設備使用管理作業指導書
1.0目的
通過規範辦公設備的使用管理,保證公司在實現服務過程中辦公設備正常使用。
2.0適用範圍
適用於公司所有的辦公設備。
3.0定義
4.0職責
4.1行政辦公室負責所有辦公設備的採購及調配。
4.2各部門負責屬本部門使用的辦公設備的管理。
4.3機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養。
5.0內容
5.1辦公設備種類
複印機、傳真機、打印機、攝像機、照相機、過塑機、音響設備、投影儀、掃描儀、電腦、電話等。
5.1.1電腦管理
公司電腦根據其用途包括辦公電腦和非辦公電腦,兩者的配置,都必須由部門根據崗位的需求,提出書面申請,經公司領導審批後,由機電管理部根據需求選型,行政辦公室負責新機的採購。
1、辦公電腦的管理
(1)各崗位的電腦由所在部門指定其主要使用人爲該電腦管理員,負責該電腦的日常使用,其職責如下:
負責設置、修改該電腦的用戶密碼,並報公司備案;
負責該電腦的日常管理及報修;
定期對硬盤進行整理,對需要保留的電子文檔進行備份,清除垃圾文檔;
定期對電腦進行殺毒,對外來軟件進行安全性檢查,確認無誤後方能使用。
每週填寫電腦運行週報。
(2)任何人未經許可不得使用他人的電腦。
(3)辦公電腦的軟、硬件配置不得自行增刪變更,如有需要,須經請示批准後,由機電管理部技術人員實施。
(4)辦公電腦如需上網,須經所在部門提出書面申請,報請行政辦公室、分管領導批准後,由機電管理部負責接入。不得在網上瀏覽與工作無關的網站,下載與工作無關的網絡信息資料。
(5)機電管理部負責辦公電腦及其相關外部設備的維修,並定期(每月一次)對電腦的使用情況進行檢查;根據電腦使用情況不定期組織電腦操作知識的培訓。
(6)下班後相關責任人檢查電腦是否正確關機,正常情況下不得強行關機。
2、非辦公用電腦的管理
(1)此類電腦包括:空調集控、水電抄表、bas、停車場系統、消防系統、監控系統、諮詢臺用。
(2)此類電腦的日常管理維護由使用部門負責,機電管理部負責定期保養和問題處理。
(3)此類電腦的損壞將直接導致服務受到影響,所以禁止在電腦上進行與系統無關的操作,禁止使用外來磁、光盤。
5.1.2傳真機的管理
1、行政辦公室負責接收公司各類傳真,並及時作好記錄,並及時通知收件人到行政辦公室辦理簽收。
2、因公對外發送傳真應辦理登記手續,登記完畢後方可發送,因私傳真未經批准一律不予傳送。
3、使用傳真機時需要注意,發送多頁單張原稿時,其寬度必須一致;原稿上的訂書釘應先取下,尺寸過小或不完整的原稿應夾在硬塑薄膜中發送,以免卡住或損壞原稿。
4、安裝於普通市內電話網及普通長途電話線路上的傳真機,一般不能用來傳送機密文件。
5、不得把傳真機當作複印機使用,下班時應將傳真機設於自動收文狀態。
6、傳真機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮溼和高溫,不準擅自拆卸。
7、傳真機的安裝應平穩,要防止灰塵進入機內。爲預防事故,安裝時應接地良好,並設有避雷裝置。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。
8、傳真機出現重大故障時,應找專業技術人員檢修。
9、因公使用長途電話應作好使用登記,註明撥打單位,簡要描述通話內容,經行政辦公室主任批准後使用。下班後應鎖閉傳真機長途功能。
5.1.3辦公電話管理規定
公司電話屬於辦公用途,爲了保證工作的正常開展及業務的暢通,加強內部管理,合理控制費用成本,特對辦公電話管理作如下規定:
(1)報銷額度:詳見《電話功能及月話費額度覈定表》。
(2)報銷管理
職責:
行政辦公室和機電管理部根據公司批准的《電話功能及月話費額度覈定表》對辦公電話功能及話費進行調整和控制。
各部門電話功能及月話費額度調整需按程序申報:部門經理批准→行政辦公室主任審覈→分管領導批覈→總經理批准。
機電管理部負責於每月3日前打印匯線通電話的話費統計明細報行政辦公室,行政辦公室負責審覈當月話費額度標準,並於每月5日前將超標話費明細交財務部執行扣款;直線電話月話費明細由機電管理部根據電信部門統一扣款日期打印清單報行政辦公室。
行政辦公室不定期抽查電話清單,如發現非正常聲訊電話,將按產生話費的三倍在個人月工資或部門月績效工資中扣罰。
行政辦公室負責考覈個人直線電話和部門匯線通電話額度標準,部門或班組的直線電話和個人匯線通電話額度標準由部門負責考覈。
直線電話的月話費額度管理:
直線電話不得撥打聲訊電話,如因工作業務需要撥打聲訊電話,須使用匯線通電話。
直線電話責任到個人的,月話費額度超標部分在個人月工資中扣除。
直線電話責任到部門或班組的,月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。
田園居管理處實行獨立覈算,話費由部門自行控制。
匯線通電話的月話費額度管理:均以部門或班組爲單位進行覈算,月話費額度超標部分在部門或班組月績效工資中扣除。
(3)辦公電話機的保養和維護
嚴禁猛烈拍打話機叉簧,當撥號後未接通時應輕輕反叉簧按下1-2秒再重新撥號。
通話完畢應輕輕將話機擱在電話機上,不得用力擲話筒或將話筒擱在一旁,影響電話的正常使用。
打電話時不得卷繞電話機繩,以免機繩扭絞後各芯之間混接在一起,產生接口鬆動,芯線暗斷等故障,出現話音時斷時續,使通話受到影響。
在撥號(按鍵)時,應注意用力均勻,不宜用力過猛過快,以保持機件情況正常,延長使用壽命。
5.1.4打(復)印機的管理
1、打印機管理
(1)用環保紙進行打印時應注意將環保紙上的訂書釘、回形針取下,以免卡住或損壞機器。
(2)分配於其他部門及管理處使用的打印機由設備所在部門自行負責維修保養,使用打印機時應嚴格按照程序操作。
(3)不得因私使用打印機,一經發現嚴肅處理。
(4)打印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮溼和高溫,不準擅自拆卸。打印機的安裝應平穩,要防止灰塵進入機內。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。
(5)打印機出現重大故障時,應找專業技術人員檢修。
2、複印機管理
(1)公司16/f的複印設備由行政辦負責維護保養,分配於其他部門及管理處使用的複印機由設備所在部門自行負責維修保養,使用複印機時應嚴格按照程序操作。
(2)不得因私使用複印機,一經發現嚴肅處理。
(3)複印機應放在清潔而陰涼的地方,避免潮溼和高溫,不準擅自拆卸。複印機的安裝應平穩,要防止灰塵進入機內。使用頻繁的機器要經常進行清潔維護。
(4)下班時相關責任人要檢查複印機電源是否關閉。
(5)複印機出現重大故障時,應找專業技術人員檢修。
5.1.5攝影(像)器材的管理
1、攝影(像)器材由行政辦公室負責維護保養。
2、各部門需要動用攝影(像)器材時應向行政辦公室主任申請,經同意後方可使用,同時應辦理借用登記,填寫《工機具領借用登記表》,使用完畢及時歸還,若因使用不當或保管不利造成辦公設備損壞或丟失的,按照公司相關規定處理。器材使用人必須熟練掌握其操作程序,且不得擅自拆卸。
3、攝影(像)器材應放在清潔而乾燥的地方,避免潮溼和高溫,防止灰塵進入機內。每次使用完畢要用專業擦拭紙進行擦拭,並及時送交保管。
4、所拍攝的內容由行政辦公室統一沖印或刻錄光盤,未經允許不得私自外出沖印、刻錄。未經允許,嚴禁員工自行拍攝個人照片及聲像資料。
5.2辦公設備的維護保養
5.2.1機電管理部負責電腦、電話、傳真機、打印機的維護保養,當辦公設備不能正常運行時,使用部門應及時聯繫機電管理部進行維修,維修中如發生零配件改變時,機電管理部應填寫《辦公設備維修記錄表》,無法維修時填寫《設備對外委託維修申請單》報請外修;其他辦公設備可由行政辦公室聯繫專業公司定期維保,若在使用中出現故障,由行政辦公室聯繫專業公司及時修復。
5.3辦公設備的報廢
當價值在100元以上的辦公設備發生嚴重損壞或老化,由使用部門填寫《報廢申請單》,經相關技術人員、使用部門負責人確認、財務部審覈、分管領導、總經理批准後,作廢品處理。
6.0記錄
6.1《工機具領借用登記表》
6.2《辦公設備維修記錄表》
6.3《設備對外委託維修申請單》
爲了規範公司辦公等設備的使用管理,保證公司的設備正常使用,特制定本規定。
一、電話:
1、公司電話是聯繫業務及溝通各項工作的工具,應注意愛護,提高效率,通話要簡潔、明瞭,避免長時間佔用線路。
2、公司各部門辦公區域,因工作需要設置電話,須由所需部門提出書面申請,經公司行政人事部統一辦理,報地產常務副總經理審批後,交工程部實施。
3、公司各部門辦公用電話,除行政人事部電話及傳真機外,其餘不具有國際長途功能,任何人不能以任何理由私自撥打,確因公需撥打長途的,應填寫長話申請,經公司行政人事部備案後指定撥打。
4、不準用公司電話聊天及處理私人事務。
5、如查詢出有違反上述規定者,所發生費用將以加倍罰款及警告處罰。
二、傳真機:
1、爲確保公司傳真機的暢通,未經許可,任何人不得使用傳真機掛撥市內及長途電話。
2、因公事需使用傳真機收、發傳真的,應填寫申請,辦公室備案,並由辦公室文祕負責操作。
三、複印機、電腦、打印機:
1、複印機是公司機要崗位所配備的工具,並由行政人事部指定的專管人員負責操作。因公事需要使用的,應按規定登記,填寫用紙規格、張數、內容,使用者應簽名,並經部門負責人批准。
2、複印機由行政部統一監督管理。
3、使用公司複印機、電腦、打印機應遵守操作規程,注意愛護
四、附則:
本規定由公司行政人事部負責解釋,自頒佈之日起施行。
1、目的
爲營造舒適的辦公環境、更好的利用公司資源,提高工作效率,特制定以下規定。
2、範圍
適用於物業公司各部門、各管理處辦公環境管理。
3、定義:
無
4、職責
4.1辦公室負責對公司各部門、各管理處的辦公環境管理和辦公設施管理進行監督。
4.2各部門、各管理處負責各自辦公環境和辦公設施日常的管理和維護。
5、方法及過程控制
5.1辦公環境管理
5.1.1辦公環境應保持整潔,辦公用品應擺放整齊、有序;垃圾、廢紙應放入廢紙簍內,不得隨意拋棄;不得在個人工作區域內擺放與辦公環境不符的私人裝飾品。
5.1.2離開辦公區域或外出辦事應隨時整理好自己的桌面,離開座位後要將辦公椅移至辦公桌下;非辦公時間,應將文件資料全部收入抽屜或文件櫃內,桌面上只允許擺放辦公設備及辦公文具。
5.1.3辦公區域內禁止吸菸、就餐,吸菸、就餐應到指定區域;嚴禁職員以吸菸名義長時間離開辦公位,聚衆聊天,對違章者每次扣罰薪金50元。
5.1.4辦公區域內交談須輕聲細語,不準大聲喧譁、聊天;辦公時間不允許做與工作無關的事情;業餘時間不要在辦公區域內進行娛樂性活動(公司組織的除外)或接待外來訪客。
5.1.5辦公區域內禁止存放易燃、易爆、有毒等危險物品。
5.1.6辦公區域內嚴禁各類推銷員、衣冠不整者及外來擺放人員隨意進入,對來訪人員,應由前臺接待員進行詢問和引導。
5.1.7愛護辦公設備,出入公司電子門時,應輕拉輕放;下班前關閉電腦設備、切斷電源,擺正座椅;晚間最後離開辦公室的人員應注意關閉辦公區域照明設備、辦公設備及電器設備。
5.1.8辦公桌內不要存放大量的現金及貴重物品,以免造成丟失,造成不必要的損失。
5.1.9當室外溫度大於(等於)27oc時,公司將視情況開啓空調系統,調節室溫,當室外溫度小於(等於)26oc,空調系統將設置在通風狀態。
5.1.10辦公室將安排專門人員檢查職員辦公環境,對未按本規定要求執行的將對其及其部門經理進行通報批評。
5.2辦公設施、設備管理
5.2.1辦公設備的管理
辦公設備爲公司財產,任何人不得故意損壞及因私使用。
所有辦公設備應由資產管理員根據價格進行分類資產登記,確定存放位置;任何人不得隨意改變辦公設備的存放位置。
各使用部門應明確設備的使用或保管人,負責設備的日常管理;各部門應定時對所有使用中的辦公設備進行清潔、檢查和保養;當設備發生故障時,應及時通知辦公室系統組進行維修處理,不得擅自拆裝。
電腦類設備的管理
電腦類設備由辦公室系統組統一管理,其安裝、調試、系統配置等工作由辦公室系統組負責。
使用人應嚴格遵守辦公室系統組的有關規定,正確使用電腦。
使用人負責所用電腦及外設的日常保管、維護、清潔。
電腦發生故障應及時通知公室系統組進行處理維修,嚴禁自行拆裝或改變電腦程序。
公司配置的計算機設備禁止安裝遊戲軟件,需要用外來軟盤及下載程序的部門或個人,以通報形式提交辦公室系統組,統一由系統管理員確定可行性、安裝並操作。
未經允許,不得隨意翻閱他人資料,查閱他人電腦。
傳真機的管理
各管理處及物業本部須指定專人負責傳真機的日常使用和管理;前臺接待員負責對收到的傳真件進行分發,他人如因工需向外發送傳真,應標明欲傳送地點及傳真號碼,由前臺接待員負責發送;對收、發傳真件應做好登記,並注意對內容的保密。
前臺接待員負責傳真紙張的及時更換及傳真機的日常清潔和保養,發生故障時及時通知辦公室系統組,由專人維修處理,保證傳真機正常工作。
禁止傳送與工作、業務無關的私人材料。
複印機的管理
各管理處及物業本部應指定專人負責複印機的日常使用和管理。
正常情況下,複印機按照部門配備密碼,相應祕密對應限制複印張數,部門之間密碼不得混用,並將複印材料、廢紙等隨身帶走。
辦公複印時,要正確使用複印機,節約複印紙,複印的材料可雙面複印的儘量避免單面複印;使用後將複印機調整到節能狀態。
油墨、塗改液未乾的資料或需要保密的資料不得使用複印機複印。
複印機使用人員,特別時複印機管理人員負責複印機的日常清潔和保養,及時補充紙張和碳粉,使用故障時及時通知辦公室系統組,通知專人進行維修處理,保證複印機的正常高效使用。
電話的管理
辦公電話應擺放在辦公桌的固定位置(部門統一位置),話筒與話機的連接不得打結,撥打電話時聲音不要過大,以免影響其他同事工作;接聽外來電話注意bi規範;若來電話時同事不在辦公位,同室其他人員應代爲接聽。
辦公人員應保管好辦公桌上的電話,並定時做好清潔工作。
因工作需要撥打長途時,應通知前臺總機進行轉接並統一登記《長途電話登記簿》後方可撥打。
禁止撥打私人長途電話,若職員有特殊情況需撥打長途應做好登記,花費自行承擔。
電話出現故障時要及時通知辦公室行政組,不得私自拆裝。
打印機的管理
各部門、各管理處應指定專人負責所屬範圍內打印機的日常使用機管理。
打印機的色帶、墨盒或硒鼓要節約使用,達到使用壽命時要及時更換,同時注意環保,使用後的色帶、硒鼓、墨盒由辦公室系統組統一收集處理。
不得使用打印機重複打印文件,如需多份,請打印一份後複印。
5.2.3辦公傢俬的管理
員工應自覺愛護公司辦公傢俬,並負責個人所用辦公桌椅的日常保管,不得惡意損壞。
部門公用辦公傢俬,應指定專人負責保管;辦公傢俬出現故障或損壞時,使用人應及時通知辦公室行政組進行維修處理,不得私自拆裝。
5.2.4影響設備的管理
影響設備包括電視、影碟機、照相機、音像設備、投影設備、視頻設備等。
辦公室系統組負責影響設備的日常管理、維護工作。
辦公室系統組人員應培訓使用人員掌握正確的使用方法和程序,並令其負責使用期間設備的保管、清潔,使用完畢後應檢查設備及相關附件是否正常,並按正常操作程序關閉機器、關掉電源,發生故障應及時彙報。
使用人若將設備搬離原場地,應獲得辦公室系統組人員的同意,並做好《電子設備領(借)用申請表》。
5.3本規定由公司辦公室行政組負責制訂、修改、解釋並監督執行。
6、支持性文件
7、質量記錄及表格
